In Japan is de fax bezig met een opmerkelijke comeback. Bedrijven, ziekenhuizen en lokale overheden grijpen weer naar het apparaat, vooral na recente cyberaanvallen. De trend speelt nu, en valt op door de mix van nostalgie en behoefte aan zekerheid. De discussie raakt ook Europa: wat zijn de Europese AI-verordening gevolgen overheid, en waar past een fax nog in moderne digitale diensten?
Fax houdt stand in Japan
In veel Japanse kantoren staat de fax nog naast de printer. Kleine bedrijven en wijkkantoren gebruiken het apparaat voor offertes, bestellingen en formulieren. De workflow met stempels en handtekeningen sluit er goed op aan.
De Japanse Digital Agency probeert papier en fax terug te dringen. Toch houden sectoren als zorg en bouw vast aan vertrouwde processen. Een fax voelt voor hen sneller en minder foutgevoelig dan een portaal of e‑mail.
De comeback heeft ook een cultureel tintje. Een fax verschijnt direct op papier en voelt officieel, net als de traditionele hanko-stempel. Dat tastbare aspect speelt mee in keuzes op de werkvloer.
Veiligheid voelt belangrijker dan gemak
Na ransomware-aanvallen zoeken organisaties naar ‘offline’ alternatieven. Een fax via een analoge lijn lijkt dan veiliger dan e‑mail. Dat veiligheidsgevoel is een belangrijke reden voor de heropleving.
Toch is die aanname niet altijd juist. Veel faxen gaan inmiddels over internet (fax-over-IP), en kunnen verkeerd worden gekozen of onderschept. Versleuteling en logging zijn vaak beperkt en niet standaard.
Voor privacyregels zoals de AVG weegt dat mee. Zorginstanties in Europa moeten dataminimalisatie, versleuteling en auditing toepassen. Een fax past daar lastig in, omdat inhoud niet machineleesbaar is en controle achteraf moeilijk blijft.
Een fax zet een gescand document om in beeldlijnen en verstuurt die via een telefoonverbinding; bij fax-over-IP verloopt dit via internet.
Beleid botst met praktijk
De Japanse Digital Agency en minister Taro Kono zetten de afgelopen jaren in op het schrappen van faxverplichtingen. Enkele ministeries zijn overgestapt op e‑mail en portalen. Lokale overheden en medische koepels verzetten zich echter tegen snelle afbouw.
Argumenten uit de praktijk zijn herkenbaar: oude protocollen, koppelvlakken die ontbreken en gebrekkige ondersteuning bij storingen. Bij calamiteiten blijft de fax bovendien bruikbaar als netwerken uitvallen. Die robuustheid krijgt in Japan vaak de voorkeur boven nieuwe systemen.
Er ontstaat zo een hybride situatie. Formeel beleid stuurt op digitaal, maar processen blijven fax-afhankelijk. Dat vertraagt verdere automatisering, zoals automatische dossiervorming en zoekbare archieven.
Europese lessen en regels
In Nederland dwingt de Wet elektronische gegevensuitwisseling in de zorg (Wegiz) stap voor stap digitale uitwisseling af. Koppelingen moeten veilig en interoperabel zijn, bijvoorbeeld via MedMij- of LSP-standaarden. NEN 7510 stelt eisen aan informatiebeveiliging in de zorg.
De AVG vraagt passende maatregelen, zoals end-to-endversleuteling en toegangsbeheer. Een fax voldoet daar zelden aan zonder aanvullende procedures. Ook eIDAS 2.0 stimuleert gekwalificeerde handtekeningen en vertrouwensdiensten, die juridisch sterker zijn dan een faxkopie.
De Europese AI-verordening raakt dit indirect. Overheden moeten beter documenteren hoe systemen werken en data stromen. Werken met fax belemmert die transparantie en maakt risicoanalyses moeilijker.
Hybride oplossingen winnen terrein
Japanse leveranciers bieden ‘cloudfax’ aan: faxen komen als PDF in een beveiligde inbox. Multifunctionals sturen faxen door naar e‑mail of DMS-systemen. Zo ontstaat een brug tussen papier en digitale archieven.
Die hybride aanpak is praktisch, maar kent beperkingen. End-to-endversleuteling ontbreekt vaak en metadata gaan verloren. Documenten zijn niet direct geschikt voor algoritmen of datamodellen die automatisch controleren of verrijken.
Toch verklaart dit de comeback deels. Teams kunnen blijven werken zoals ze gewend zijn, terwijl IT-beheer het digitaal afhandelt. De drempel is laag, en de kosten zijn overzichtelijk.
Wat Nederland nu kan doen
Instellingen die nog faxen gebruiken, kunnen beleid en techniek koppelen. Begin met een verwerkingsregister, bepaal welke persoonsgegevens via fax lopen en beperk dat tot het strikt noodzakelijke. Zet daarna stap voor stap over op versleutelde berichten en standaardformaten.
Voor publieke diensten is heldere communicatie belangrijk. Geef burgers en bedrijven één digitale route met ondersteuning, ook bij storingen. Houd een noodscenario gereed, maar test dat regelmatig.
De Japanse comeback laat zien dat vertrouwen en eenvoud vaak winnen van nieuwe techniek. Beleid werkt pas als processen echt beter worden voor gebruikers. Dat is de kernles voor elke overheid die wil digitaliseren zonder terugval naar de fax.