Klantdossiers en AI: wie bepaalt toegang tot ChatGPT, Google en Microsoft?

Accountantskantoren in Nederland testen AI-assistenten die bedrijfsbreed zoeken in klantdossiers. Dat roept de vraag op wie bepaalt wie wat mag uitvragen en bekijken. Het speelt nu omdat tools als Microsoft Copilot, ChatGPT Enterprise van OpenAI en Google Gemini snel te koppelen zijn aan e-mail, documenten en CRM. De inzet raakt direct aan de AVG en de komende Europese AI-verordening (AI Act).

AI-toegang vraagt strakke regie

Nieuwe werkplek-assistenten lezen en samenvatten documenten, e-mails en notities. Dat werkt alleen als het systeem toegang krijgt tot veel bestanden. De verleiding is groot om zo’n assistent “op alles” te zetten zodat antwoorden compleet zijn. Juist daar ontstaan de grootste risico’s.

Als één medewerker een vraag stelt, kan de AI alle dossiers doorzoeken waarop die medewerker rechten heeft. Zonder duidelijke grenzen kan de assistent ook informatie tonen die niet nodig is voor de taak. Dat botst met het principe van dataminimalisatie in de AVG.

Organisaties moeten vooraf bepalen welke bronnen de AI mag gebruiken en met welk doel. Dat geldt extra voor accountants door hun beroepsgeheim en zorgplicht. Zonder deze regie verandert een handige zoekhulp in een datalek op verzoek.

Rollen in AVG vastleggen

Bij klantdossiers is de vraag wie verwerkingsverantwoordelijke is en wie verwerker. Een accountantskantoor is vaak verwerkingsverantwoordelijke voor eigen kantoorprocessen en soms verwerker voor de klant. De leverancier van de AI-assistent, zoals Microsoft, OpenAI of Google, is dan onderaannemer.

Leg deze rollen vast in een verwerkersovereenkomst met duidelijke doelen, bewaartermijnen en beveiliging. Let op of trainingsopties uit staan en of data binnen de EU blijven. Leveranciers bieden opties zoals een EU-gegevensgrens en logische scheiding van klantdata, maar dit moet contractueel en technisch gecontroleerd worden.

Voer vooraf een DPIA uit, een privacyrisico-analyse voor nieuwe systemen. Maak afspraken over incidentmelding, auditrechten en exit. Zo blijft duidelijk wie waarvoor aansprakelijk is als het misgaat.

Toegang op taak begrenzen

Geef de AI niet standaard toegang tot alle klantdossiers. Werk met “least privilege”: zo weinig rechten als nodig. Richt rolgebaseerde toegang (RBAC) in, waarbij functies bepalen wat iemand mag zien. Breid dit uit met kenmerken zoals team, cliënt of dossierfase (ABAC) voor fijnmazige controle.

Beperk ook de gegevens die het model in één antwoord mag betrekken. Gebruik filters op dossier, periode of documenttype. Werk met Retrieval-Augmented Generation (RAG): de AI haalt alleen tekstdelen op uit vooraf gekozen bronnen, in plaats van vrij te grasduinen.

Controleer prompts en antwoorden op gevoelige velden zoals BSN, medische termen of sanctielijsten. Stel waarschuwingen of blokkades in als zulke data worden opgevraagd zonder geldige taak. Zo wordt “wie wat mag vragen” technisch afgedwongen.

Dataminimalisatie betekent dat je niet meer persoonsgegevens verwerkt dan nodig is voor je doel.

AI Act vereist risicobeleid

De Europese AI Act vraagt om risicobeheer, gegevenshygiëne en menselijk toezicht. Generatieve assistenten vallen als algemene AI-modellen onder specifieke plichten voor aanbieders en gebruikers. Voor inzet in kantoren geldt: documenteer het doel, beoordeel risico’s en leg vast hoe een mens de uitkomst controleert.

Wordt AI gebruikt voor besluitvorming met effect op klanten, dan stijgt het risico. Denk aan automatische acceptatie, risicoprofielen of kredietsignalen. In zulke gevallen zijn extra eisen te verwachten rond transparantie, nauwkeurigheid en logging, met invoering gefaseerd tussen 2025 en 2026 op het moment van schrijven.

Verbind dit met bestaande Nederlandse kaders. De Autoriteit Persoonsgegevens houdt toezicht op privacy. De NBA publiceert handreikingen over gegevensbeveiliging en ethiek; kantoren doen er goed aan hun AI-beleid daarop te baseren.

Audit en logging als basis

Log wie welke prompt stelde, welke bronnen zijn geraadpleegd en welk antwoord is gegeven. Bewaar deze logs veilig en controleer ze regelmatig. Dit helpt bij interne controles, klachten en bij datalekmeldingen.

Gebruik watermerken of metadata om AI-gegenereerde teksten te herkennen in dossiers. Zo blijft herleidbaar wat door een mens is opgesteld en wat door een systeem. Stel bewaartermijnen in die passen bij het dossierregime van het kantoor.

Train medewerkers in veilig prompten en het herkennen van fouten of hallucinaties. Voorkom “shadow AI” door toegestane hulpmiddelen aan te bieden met duidelijke spelregels. Combineer dit met periodieke toegangsreviews en een actueel autorisatiematrix.

Transparantie naar klanten nodig

Laat klanten weten dat het kantoor AI gebruikt en met welk doel. Leg uit welke gegevens worden verwerkt en welke beveiliging geldt. Bied een keuze of bezwaar als dat passend is binnen de opdracht.

Wees duidelijk dat een mens eindverantwoordelijk blijft voor advies en rapportage. Noteer in het dossier wanneer AI is ingezet en hoe de uitkomst is beoordeeld. Dit vergroot vertrouwen en verkleint juridische risico’s.

Tot slot: begin klein, met afgebakende datasets en teams. Meet effecten op kwaliteit, snelheid en fouten. Schaal pas op als techniek, processen en naleving aantoonbaar op orde zijn.