Microsoft moedigt personeel aan om kunstmatige intelligentie te gebruiken bij functioneringsgesprekken. Het bedrijf zet daarvoor Copilot for Microsoft 365 in, de digitale assistent in Office-apps en Teams. De inzet start intern en moet het beoordelingsproces sneller en consistenter maken. Dit raakt ook Europese regels, zoals de AVG en de Europese AI-verordening (AI Act), die gevolgen hebben voor werkgevers en hun HR-systemen.
Microsoft stuurt op AI-gebruik
Microsoft wil dat medewerkers en managers AI inzetten om beoordelingen voor te bereiden. Copilot kan punten verzamelen uit e-mail, documenten en vergadernotities in dezelfde Microsoft 365-omgeving. Dat bespaart tijd en geeft een compact overzicht. Het doel is minder administratie en meer ruimte voor het gesprek zelf.
Copilot for Microsoft 365 is een systeem dat met taalmodellen teksten samenvat en herschrijft. Zo’n model is software die patronen leert uit grote hoeveelheden data. In Word en Outlook kan het concept-teksten maken, in Teams maakt het samenvattingen van meetings. Medewerkers houden daarbij de eindcontrole over de inhoud.
De strategie past in Microsofts bredere Copilot-aanbod. Het bedrijf gebruikt de eigen organisatie als proeftuin. Dat helpt om de tools te verbeteren en zakelijke klanten te overtuigen. Tegelijk legt het hogere eisen op aan zorgvuldigheid en toezicht binnen HR-processen.
Copilot helpt bij zelfreviews
Voor zelfevaluaties kan Copilot concept-teksten genereren op basis van eerder werk. Het systeem stelt punten voor, zoals behaalde doelen en risico’s voor het komende kwartaal. In Teams kan het acties uit vergaderingen ophalen als bewijs. Werknemers moeten die input wel controleren en nuanceren.
Managers kunnen Copilot gebruiken om 360-gradenfeedback te ordenen. Het algoritme bundelt terugkerende thema’s en maakt een leesbare samenvatting. Dat kan de kwaliteit van feedback verhogen, zeker bij grote teams. Maar te sterke samenvattingen kunnen nuance verliezen.
Functioneringsgesprek: jaarlijks gesprek tussen werknemer en leidinggevende over prestaties, ontwikkeling en doelen.
In Microsoft Viva, de suite voor werkbeleving, zit extra ondersteuning voor doelen en feedback. Viva Goals helpt bij het bijhouden van OKR’s, eenvoudige meetbare doelen. Met Copilot erbij ontstaan automatisch statusupdates. Ook hier blijft de medewerker verantwoordelijk voor de juistheid.
HR-data vraagt strikte waarborgen
Beoordelingen bevatten persoonsgegevens en soms gevoelige informatie. Onder de AVG geldt dan dataminimalisatie: verwerk zo weinig data als nodig is. Werkgevers moeten duidelijk maken welke gegevens Copilot gebruikt en waarom. Versleuteling en toegangscontrole zijn nodig om misbruik te voorkomen.
Microsoft stelt op het moment van schrijven dat Copilot for Microsoft 365 klantdata niet gebruikt om modellen te trainen. Data blijft binnen de tenant van de organisatie en is versleuteld. Voor Europese klanten biedt Microsoft een EU Data Boundary, zodat data in de EU blijft. Werkgevers moeten verifiëren of hun instellingen dit ook waarmaken.
Nederlandse organisaties doen er goed aan een Data Protection Impact Assessment (DPIA) te maken. Zo’n risicobeoordeling bekijkt effecten op privacy en neemt mitigerende maatregelen op. Denk aan kortere bewaartermijnen en duidelijke rollen voor HR en IT. Ook moeten werknemers geïnformeerd worden over het gebruik van algoritmen in hun beoordeling.
EU AI Act stelt eisen
De Europese AI-verordening classificeert AI voor werk en personeelsbeheer als hoog risico. Dat geldt voor systemen die prestaties beoordelen of beslissingen over loopbanen ondersteunen. Organisaties moeten dan aan strenge eisen voldoen. Denk aan risicobeheer, datakwaliteit, transparantie en menselijk toezicht.
Voor werkgevers betekent dit documentatie en testplannen voor hun AI-gedreven HR-proces. Ze moeten uitleg geven aan werknemers over hoe het systeem werkt en wordt gebruikt. Belangrijke beslissingen mogen niet automatisch vallen zonder menselijke controle. Logbestanden en audits zijn nodig om achteraf te kunnen verantwoorden.
De gevolgen raken ook softwareleveranciers zoals Microsoft. Leveranciers moeten technische dossiers en conformiteitsbeoordelingen op orde hebben. Gebruikers, zoals Nederlandse werkgevers, blijven verantwoordelijk voor passend gebruik. De combinatie van leverancierseisen en gebruikersplichten bepaalt de juridische houdbaarheid.
Nederlandse werkgevers moeten afwegen
In Nederland heeft de ondernemingsraad instemmingsrecht bij systemen die prestaties volgen. Invoering van Copilot in HR-processen vraagt dus overleg met de OR. Werkgevers moeten beleid opstellen voor menselijk toezicht en correcties. Daarmee borgen zij kwaliteit en acceptatie op de werkvloer.
Overheidsorganisaties vallen onder dezelfde AVG-regels en vaak extra inkoopvoorwaarden. Zij moeten extra letten op transparantie en archivering. Een DPIA is daar vrijwel standaard. Heldere communicatie naar medewerkers en vakbonden helpt draagvlak te creëren.
Ook cao-afspraken kunnen beperkingen opleggen. Denk aan beoordelingscriteria of bezwaarprocedures. AI mag deze afspraken niet ondermijnen. Leg daarom vast dat de leidinggevende altijd het laatste woord heeft en de onderbouwing kan uitleggen.
Risico’s en grenzen van systemen
AI kan vertekening versterken, bijvoorbeeld door eenzijdige data. Een taalmodel kan ook hallucineren en details verzinnen. Daarom is een menselijke check onafbaar in elke stap. Train managers om AI-uitvoer kritisch te beoordelen en te corrigeren.
Leg in het beleid vast wanneer AI wel en niet gebruikt wordt. Bijvoorbeeld: concept-teksten en samenvattingen zijn toegestaan, eindbeoordelingen niet. Bied werknemers een opt-out als gevoelige informatie speelt. Zo blijft vertrouwen behouden in het proces.
Begin met kleinschalige pilots en meet kwaliteit en bias. Gebruik diverse voorbeeldteksten om het model te toetsen op eerlijkheid. Evalueer periodiek met HR, OR en juridische teams. Pas het systeem aan of schakel het uit als de risico’s te groot zijn.
