De Nederlandse vereniging NVP presenteert een vernieuwde Sollicitatiecode voor werving en selectie. De richtlijn geldt voor werkgevers, intermediairs en overheden in Nederland en is per direct bedoeld als praktijkstandaard. De update legt meer nadruk op salarisinformatie, inzet van AI en privacyregels. De Europese AI-verordening heeft gevolgen overheid en werkgevers; de code vertaalt die eisen naar de sollicitatiepraktijk.
Code scherpt regels aan
De Sollicitatiecode van NVP is vernieuwd om aan te sluiten bij digitale selectie en het gebruik van algoritmen. Werkgevers moeten transparanter zijn over het proces, de criteria en de uitkomst. Ook vraagt de code om heldere informatie over het salaris en de arbeidsvoorwaarden. Het doel is gelijke kansen, minder bias en een voorspelbare procedure voor kandidaten.
De code is geen wet, maar fungeert als breed geaccepteerde norm in Nederland. HR-teams, recruiters en publieke organisaties gebruiken haar als toetssteen voor zorgvuldigheid. Ze sluit aan op de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Europese AI-verordening. Daarmee helpt de code organisaties om tijdig te voldoen aan aankomende verplichtingen.
Gelijke behandeling staat nadrukkelijk voorop. Selectiecriteria moeten functie-relevant en toetsbaar zijn. Onnodige gegevens, zoals burgerservicenummer of medische informatie, horen niet in het proces. Ook mogen kandidaten niet worden uitgesloten op grond van kenmerken die onder de Algemene wet gelijke behandeling vallen.
Salaris moet transparanter
Vacatureteksten moeten duidelijker worden over beloning. De code stimuleert het opnemen van een salarisrange, inschaling en eventuele toeslagen. Ook horen criteria voor de uiteindelijke plaatsing binnen de schaal in begrijpelijke taal in de tekst. Zo krijgen kandidaten sneller zicht op hun positie en wordt onderhandelen eerlijker.
De update sluit aan op de EU-richtlijn loontransparantie, die uiterlijk in 2026 in nationale wetgeving wordt omgezet. Werkgevers zullen dan vooraf inzicht moeten geven in het salarisniveau van de functie. Met de code lopen organisaties hierop vooruit. Dat verkleint juridische en reputatierisico’s en verbetert de candidate experience.
Praktisch raadt de code af om extreem brede bandbreedtes te gebruiken. Die wekken schijntransparantie en kunnen indirecte ongelijkheid versterken. Benoem ook variabele componenten, zoals bonussen of onregelmatigheidstoeslag. Leg uit welke ervaring, opleiding of competenties de inschaling bepalen.
AI in werving onder toezicht
De code schrijft voor dat inzet van AI-systemen in selectie altijd onder menselijk toezicht valt. AI is hier software die voorspellingen doet of kandidaten rangschikt, bijvoorbeeld bij cv-screening of testanalyse. Kandidaten moeten weten wanneer een algoritme is gebruikt en voor welk doel. Volledig geautomatiseerde afwijzingen zonder menselijke beoordeling zijn niet toegestaan.
Onder de Europese AI-verordening valt AI voor werving en personeelsbeheer in de hoog-risicoklasse. Op het moment van schrijven gelden de zwaarste verplichtingen naar verwachting vanaf 2026, zoals risicobeheer, datakwaliteit en menselijke controle. De code adviseert nu al documentatie bij te houden over databronnen, modelkeuzes en testresultaten. Ook vraagt zij om periodieke bias-tests en het bijstellen of uitschakelen van systemen die ongelijkheid veroorzaken.
De AVG blijft leidend bij geautomatiseerde besluitvorming. Kandidaten hebben recht op uitleg en op menselijke tussenkomst bij besluiten met grote impact. Een Data Protection Impact Assessment (DPIA) is vaak vereist bij grootschalige of gevoelige profilering. Werkgevers moeten daarnaast duidelijke afspraken maken met leveranciers over beveiliging, auditrechten en modelprestaties.
De NVP Sollicitatiecode is een gedragscode die werkgevers en intermediairs houvast geeft voor eerlijke, transparante en zorgvuldige werving en selectie.
Privacy en bewaartermijnen
Dataminimalisatie is het uitgangspunt: alleen informatie verzamelen die strikt nodig is voor de functie. Vermijd bijzondere persoonsgegevens, zoals gezondheid, religie of politieke voorkeur. Beperk ook het vragen om een geboortedatum of foto als dat niet noodzakelijk is. Dat verkleint privacyrisico’s en helpt discriminatie voorkomen.
Bewaar persoonsgegevens niet langer dan nodig. In Nederland blijft als norm gelden dat gegevens van afgewezen kandidaten uiterlijk vier weken na afronding van de procedure worden verwijderd, of tot één jaar met uitdrukkelijke toestemming. Op het moment van schrijven vraagt de code om heldere bewaartermijnen en aantoonbare verwijdering. Versleuteling en toegangsbeheer zijn verplicht onderdeel van de beveiliging.
Kandidaten moeten eenvoudig hun gegevens kunnen inzien, corrigeren of laten verwijderen. Testresultaten en beslisregels horen daarbij. Bij inschakeling van dienstverleners buiten de EU zijn passende waarborgen nodig, zoals standaardcontractbepalingen. Leg dat in de privacyverklaring voor sollicitanten begrijpelijk uit.
Social media en referenties
Socialmediacontroles zijn alleen toegestaan als ze functie-relevant en proportioneel zijn. De organisatie informeert de kandidaat vooraf en respecteert privacy-instellingen. Het kopiëren of systematisch opslaan van online profielen zonder noodzaak is niet toegestaan. Bevindingen die relevant zijn, worden met de kandidaat besproken voor er een besluit valt.
Referenten worden pas benaderd na expliciete toestemming van de kandidaat. Vragen beperken zich tot de geschiktheid voor de functie. ‘Cold calling’ van eerdere werkgevers zonder toestemming is onwenselijk en kan de privacy schenden. Alle aantekeningen vallen onder de AVG en moeten juist en zorgvuldig zijn.
Integriteitsscreenings in sectoren als overheid en financiële dienstverlening blijven mogelijk, maar alleen met duidelijke noodzaak. Proportionaliteit en subsidiariteit moeten aantoonbaar zijn. De ondernemingsraad heeft instemmingsrecht bij de invoering van personeelsvolgsystemen of beoordelingsinstrumenten. Leg die afspraken vast in beleid en reglementen.
Gevolgen voor HR-afdelingen
HR-teams doen er goed aan hun hele wervingsfunnel te auditen. Breng in kaart waar gegevens worden verzameld, welke algoritmen worden gebruikt en wie verantwoordelijk is. Werk met inkoopvoorwaarden die eisen stellen aan datakwaliteit, uitlegbaarheid en ondersteuning bij audits. Dit geldt ook voor overheidswerkgevers, gelet op de Europese AI-verordening gevolgen overheid.
Train recruiters in het beoordelen van AI-uitkomsten en het herkennen van bias. Stel een helder AI-beleid op met criteria voor gebruik, fallback-procedures en escalatie naar een mens. Houd een register bij van gebruikte systemen en hun risicoanalyses. Zo bent u voorbereid op de documentatieplicht uit de AI-verordening.
Kijk vooruit naar wetgeving die eraan komt. Verplichtingen uit de AI-verordening en de EU-richtlijn loontransparantie gaan op het moment van schrijven gefaseerd gelden richting 2026. De NVP-code kan nu al als toetsingskader dienen. Wie tijdig aanpast, beperkt AVG-risico’s en biedt sollicitanten een eerlijker proces.
