In Nederland is onlangs een werknemer op staande voet ontslagen. Hij sjoemelde met reiskosten en diende met AI vervalste bonnetjes in. De kantonrechter vond dat de vertrouwensbreuk een dringende reden was. De zaak laat zien hoe generatieve systemen het risico op fraude vergroten en raakt aan de AVG en de Europese AI-verordening gevolgen overheid en bedrijven.
Kantonrechter steunt ontslag
De rechter oordeelde dat het gebruik van kunstmatige intelligentie om declaraties te vervalsen een dringende reden is. Het ging om gemanipuleerde bonnen en opgeblazen reiskosten. De werkgever mocht daarom direct ontslaan.
De hoogte van het bedrag was niet beslissend. Belangrijker was de bedoeling en de aantasting van vertrouwen. Integriteit weegt zwaar, zeker bij functies met toegang tot geld of gevoelige data.
De rechter keek ook naar zorgvuldigheid. De werkgever onderzocht snel en legde de reden direct en duidelijk uit. Dat past bij de eisen voor ontslag op staande voet.
Valse bonnen met algoritmen
Vervalsen gaat tegenwoordig snel met generatieve beeldmodellen en bewerkingstools. Denk aan modellen zoals Midjourney en Stable Diffusion, of functies als Generative Fill in Adobe Photoshop, aangedreven door Adobe Firefly. Ook eenvoudige “receipt generator”-websites leveren realistische sjablonen.
Generatieve AI is software die nieuwe tekst of beeld maakt op basis van voorbeelddata. De tools bootsen lettertypes, logo’s en ruis overtuigend na. Ze wekken zo de indruk van een echte kassa- of hotelbon, compleet met QR-code.
Het gebruik van zulke tools is op zich niet verboden. Maar wie ze inzet om de werkgever te misleiden, pleegt fraude. Digitale sporen blijven vaak zichtbaar in metadata, bestandsformaten en tegenstrijdige details.
Forensische checks bij declaraties
Organisaties gebruiken declaratiesoftware zoals SAP Concur, Rydoo, Spendesk, Visma of Exact. Deze pakketten lezen bonnen met OCR, een techniek die tekst uit afbeeldingen haalt. Ze signaleren dubbels, vreemde tijdstippen en onlogische patronen.
Algoritmen zien echter niet alles. Er zijn vals-positieven en context blijft nodig. Onder de AVG mogen besluiten met grote gevolgen niet volledig geautomatiseerd zijn zonder waarborgen.
Praktische controles helpen. Vraag om de originele leveranciersfactuur of een bankafschrift, en verifieer steekproefsgewijs bij de aanbieder. Beperk dataverwerking tot wat nodig is, en leg dit transparant vast in beleid.
Arbeidsrecht en bewijsvoering
Het Burgerlijk Wetboek stelt strenge eisen aan ontslag op staande voet. Er moet een dringende reden zijn en die moet meteen worden meegedeeld. Fraude met declaraties geldt vaak als zo’n reden, maar de rechter weegt ook persoonlijke omstandigheden mee.
Ontslag op staande voet vereist een dringende reden en een directe, duidelijke mededeling daarvan aan de werknemer.
Bewijs moet rechtmatig zijn verkregen. Monitoring van e-mail of telefoon vraagt om een legitiem doel, noodzaak en proportionaliteit onder de AVG. Voor nieuwe controletechnologie is instemming van de ondernemingsraad vereist op grond van de WOR.
Een werknemer kan het ontslag aanvechten bij de kantonrechter. Hij kan nietigverklaring of een vergoeding vragen. Goede documentatie en een zorgvuldig onderzoek zijn daarom cruciaal voor werkgevers.
AI-verordening raakt HR-beleid
De Europese AI Act treedt gefaseerd in werking vanaf 2025 en 2026. Systemen voor werving, beoordeling of monitoring van personeel vallen vaak in de hoogrisicoklasse. Werkgevers die zulke systemen inzetten moeten risico’s beheersen, data borgen en loggen.
De verordening bevat ook transparantie-eisen voor deepfakes, dus voor gemanipuleerde of gegenereerde content. Dat scherpt de norm dat je herkomst en bewerking kenbaar maakt. In bedrijfsregels kan expliciet staan dat AI-vervalsing van documenten onaanvaardbaar is.
Voor publieke organisaties zijn de Europese AI-verordening gevolgen overheid aanzienlijk, met extra plichten rond documentatie en toezicht. De Autoriteit Persoonsgegevens en nieuwe AI-toezichthouders zullen dit, op het moment van schrijven, handhaven. Het is verstandig beleid, training en interne controles nu alvast te actualiseren.