SAP vernieuwt zijn uitgavenbeheer met kunstmatige intelligentie. Het Duitse softwarebedrijf rolt deze week nieuwe AI-functies uit in Ariba, Concur, Fieldglass en het Business Network. De vernieuwingen richten zich op inkoop, facturen, inhuur van externen en reiskosten. Doel is minder handwerk, lagere kosten en betere naleving van regels in Europa.
SAP zet in op automatisering
SAP brengt de generatieve assistent Joule breder naar zijn spend management-portfolio. Generatieve AI is software die op basis van tekst of data automatisch nieuwe teksten, suggesties of samenvattingen maakt. Inkoopteams krijgen zo hulp bij het opstellen van documenten en het controleren van leveranciersdossiers. Finance-afdelingen zien sneller afwijkingen in facturen en declaraties.
De assistent werkt binnen de bestaande SAP-toepassingen, zodat gebruikers in dezelfde schermen blijven. Dat beperkt overdracht van data naar andere diensten. SAP belooft uitleg bij AI-voorstellen, zoals waarom een factuurcontrole wordt afgekeurd. Dat is belangrijk voor interne audit en voor de Europese AI-verordening, die uitlegbaarheid en logging stimuleert.
De introductie volgt op eerdere pilots bij klanten in Europa. Op het moment van schrijven rolt SAP functies gefaseerd uit, per module en land. Organisaties kunnen ze vaak per processtap aan- of uitzetten. Zo blijft de impact beheersbaar en toetsbaar.
Ariba versnelt inkoopprocessen
In SAP Ariba helpt het model bij het maken van offertes en aanbestedingsdocumenten. Het stelt standaardclausules voor en wijst op ontbrekende voorwaarden, in duidelijke taal. Ook vergelijkt het prijzen en levertijden van voorgeselecteerde leveranciers. Daarmee verkort het de doorlooptijd van aanvragen en onderhandelingen.
Bij contractanalyse markeert het systeem risicovolle bepalingen, zoals automatische verlenging of boeteclausules. Het geeft een korte toelichting en verwijst naar het bronartikel. Juristen houden de eindcontrole, maar hoeven minder te zoeken. Dat scheelt tijd in complexe raamovereenkomsten.
In de factuurafhandeling koppelt Ariba met AI regels aan inkooporders en leverbonnen. Het model ziet dubbele facturen of afwijkende btw-codes. Afwijkingen gaan naar een wachtrij met een voorgestelde oorzaak. Teams kunnen zo sneller besluiten om te betalen of na te vragen.
Concur controleert bonnetjes met AI
SAP Concur zet algoritmen in om bonnetjes te lezen en te koppelen aan declaraties. Optische tekenherkenning (OCR) haalt bedragen en datums uit foto’s. Het systeem herkent dubbelen en uitgaven buiten beleid, zoals te hoge dagvergoedingen. Medewerkers krijgen een korte uitleg bij afwijzingen, wat discussies voorkomt.
Reisplanning krijgt ook slimme hulp. Het model toont opties die voldoen aan het bedrijfsbeleid, zoals voordelige treinen op korte routes. Het schat tegelijk de uitstoot van vluchten en hotels. Dat helpt bij rapportages voor duurzaamheid, bijvoorbeeld onder de Europese CSRD-regels.
Voor financiële controllers zijn er nieuwe dashboards met risicosignalen. Denk aan veel contante betalingen of nachtelijke boekingen. De AI geeft telkens een reden en een betrouwbaarheidsscore. Zo blijft de mens aan zet bij twijfelgevallen.
Fieldglass stuurt inhuur beter
In SAP Fieldglass matcht het model functiebeschrijvingen met profielen van zzp’ers en bureaus. Het geeft een onderbouwde shortlist met tariefindicaties en beschikbaarheid. Managers zien direct welke eisen vaak succes opleveren. Dat maakt aanvragen consistenter en sneller.
De software wijst ook op mogelijke vooringenomenheid in teksten, zoals gendercoderingen. Het stelt neutrale alternatieven voor, in begrijpelijk Nederlands. Dat past bij Europese richtlijnen voor gelijke kansen. Tegelijk blijft eindredactie bij het team.
Bij uren- en kostencontrole voert het systeem extra checks uit. Ongebruikelijke uren of ongebruikelijke locaties vallen op. De AI maakt een notitie bij de regel en vraagt bevestiging. Daarmee verklein je risico op fouten of fraude.
Europese regels sturen ontwerp
De Europese AI-verordening (AI Act) vraagt om transparantie, risicobeoordeling en logging. Spend management valt meestal niet in de hoog-risicoklasse, maar publieke inkoop kan strenger uitpakken. Daarom zijn uitlegbaarheid en audittrails essentieel. SAP bouwt daarvoor zichtbare redeneringen en exporteerbare logs in.
De AVG blijft leidend voor persoonsgegevens in declaraties en leveranciersdata. Dataminimalisatie betekent dat alleen strikt nodige velden worden verwerkt. Versleuteling en rolgebaseerde toegang beschermen gevoelige gegevens. Europese hosting of datalokalisatie kan verplicht zijn in aanbestedingen.
Nederlandse organisaties moeten rekening houden met PIANOo-richtlijnen en aanbestedingsrecht. AI die teksten of scores oplevert, mag besluitvorming niet ondoorzichtig maken. Een Data Protection Impact Assessment (DPIA) is vaak nodig bij nieuwe controles. Betrokken ondernemingsraden moeten vooraf worden geïnformeerd.
Nederland ziet directe impact
Voor Nederlandse bedrijven en instellingen gaat het vooral om tijdwinst en minder fouten. Inkoop en finance besteden minder uren aan controles. Medewerkers krijgen helderere feedback bij declaraties. Dat verbetert naleving zonder extra bureaucratie.
Publieke sector en zorg hebben extra eisen rond toegankelijkheid en taal. De nieuwe functies zijn beschikbaar in het Nederlands, op het moment van schrijven nog met beperkte terminologie in sommige schermen. Organisaties doen er goed aan taalinstellingen en woordenlijsten te testen. Dat voorkomt misinterpretaties in beleidsteksten.
Integratie met S/4HANA en SAP Business Network houdt data in één keten. Dat maakt ketencontroles eenvoudiger bij audits. Tegelijk vraagt het om strakke rechten en segmentatie. Beperk testdata, en gebruik gesynthetiseerde datasets waar mogelijk.
“Spend management is het geheel aan processen om bedrijfsuitgaven te plannen, controleren en optimaliseren, van inkoop tot reiskosten.”
Wie nieuwe AI-functies wil inzetten, start het best met een pilot. Begin met een duidelijk proces, zoals factuurmatching of declaratie-audit. Meet doorlooptijd, foutpercentages en gebruikersacceptatie. Schakel IT, privacy en inkoop samen in voor een gedragen besluit.
